recode.ID – Mengelola data karyawan dengan baik merupakan salah satu tugas HR yang tidak bisa dianggap remeh. Banyaknya karyawan dan informasi didalamnya menjadi satu tantangan tersendiri bagi HR.
Data karyawan berisi banyak informasi, bukan hanya informasi mengenai data diri karyawan, namun juga informasi terkait hal-hal penting dan bersifat rahasia, seperti jumlah gaji dan nomor rekening, data keluarga, dan masih banyak lagi.
Banyaknya data karyawan yang harus dikelola perusahaan terkadang juga menjadi satu masalah bagi HR mulai dari salah mencatat informasi hingga ruang penyimpanan. Terlebih jika perusahaan Anda masih menyimpan data secara konvensional dengan kertas.
Belum lagi jika dokumen yang dibutuhkan susah dicari atau rusak karena dimakan usia. Penyimpanan konvensional juga rentan akan risiko human error dari karyawan Anda. Maka dari itu, saat ini banyak perusahaan yang menyimpan dan mengelola data karyawan menggunakan aplikasi HR berbasis cloud.
Beberapa dari mereka meragukan sistem aplikasi karyawan tersebut karena masalah keamanan. Padahal teknologi yang digunakan dirancang untuk tidak mudah disalahgunakan pihak lain.
Namun hal tersebut membuktikan bahwa menjaga keamanan data karyawan adalah tugas penting. Tidak hanya tugas Anda sebagai HR, namun juga tugas perusahaan sebagai pemilik data. Karena begitu pentingnya data-data tersebut.
Bagi Anda yang masih belum memahami pentingnya data karyawan, di bawah ini adalah beberapa alasan penting kenapa data karyawan harus dikelola dengan aman?
- Mencegah Penyalahgunaan Data
Sebagai perusahaan yang memiliki banyak data karyawan, bisa jadi terdapat orang-orang tidak bertanggung jawab akan mengincar data tersebut. Data karyawan dapat disalahgunakan untuk kepentingan-kepentingan mereka.
Contoh kasusnya seperti ada orang yang butuh nama dan identitas seseorang sebagai jaminan melakukan utang di bank. Padahal tidak ada hubungan apapun antara peminjam uang dan pemilik identitas yang diserahkan ke bank.
Itulah kenapa data karyawan harus dikelola dengan aman dan membatasi pihak mana saja yang dapat mengaksesnya.
- Memastikan Keamanan Pembayaran Gaji
Saat ini banyak kasus, banyak penipuan yang mengatasnamakan pihak resmi atau formal dengan meminta nomor rekening dan informasi penting lainnya. Hal ini dapat menyebabkan rekening karyawan tersebut diretas oleh penipu sehingga saldo mereka terkuras habis.
Namun, jika data karyawan dikelola dengan aman, baik nomor rekening maupun saldo karyawan tidak akan diketahui oleh orang-orang jahat. Termasuk isi slip gaji, hanya HR perusahaan dan karyawan yang bersangkutan yang mengetahuinya.
Apalagi jika perusahaan Anda mengintegrasikan aplikasi gaji dengan teknologi payment gateway yang memerlukan otorisasi ketika melakukan proses pembayaran.
Teknologi payment gateway dapat memastikan keamanan dalam melakukan transaksi karena salah satu fiturnya adalah melindungi data kartu kredit Anda atau perusahaan menggunakan teknologi enkripsi data.
Artinya, baik Anda maupun penerima gaji atau karyawan tidak perlu membagi informasi rahasia seperti password atau pin rekening untuk mengaksesnya. Dan masih banyak lagi manfaat payment gateway yang akan Anda dapatkan.
- Mencegah Pencurian Data
Menggunakan data karyawan tanpa sepengetahuan mereka dapat dikatakan sebagai pencurian data. Hal ini merupakan pelanggaran yang dapat dituntut oleh karyawan. Perusahaan bisa saja terkena pasal dalam UU ITE karena tidak melindungi data karyawan.
Karena data yang dicuri dapat digunakan untuk berbagai macam kejahatan, contohnya seperti kasus penipuan di atas. Tentu perusahaan tidak mau jika hal seperti ini terjadi. Maka perusahaan harus hati-hati dalam mengelola data karyawan.
- Merespon Serangan Cyber
Serangan cyber memang bukan masalah yang dihadapi sehari-hari. Namun jika hal ini terjadi dan sistem penyimpanan data karyawan perusahaan belum siap menghadapinya, perusahaan akan dirugikan. Jadi akan lebih bijak jika urusan keamanan ini diperhatikan tanpa menunggu terkena serangan cyber.
Banyak kasus perusahaan rugi hingga ratusan juta rupiah akibat terkena serangan cyber. Maka dari itu, mengelola data karyawan dengan aman adalah kebutuhan, bukan pilihan yang membebaskan.
Pengelolaan Data Secara Etis
Karyawan memberikan data dan informasi penting diri mereka kepada perusahaan. Kemudian, perusahaan sebagai pihak yang dipercaya oleh karyawan tentu harus membawa amanah tersebut dengan baik. Etika berbisnis juga harus ditunjukkan oleh perusahaan.
Tidak hanya citra baik perusahaan yang tampak, namun juga kredibilitas perusahaan. Perusahaan yang baik adalah perusahaan yang memperhatikan dan mengedepankan karyawannya. Karena bagaimanapun juga karyawan adalah aktor yang akan membawa perusahaan dalam keberhasilan.
Melihat begitu pentingnya mengelola data karyawan secara aman, Anda tentu akan semakin yakin untuk menggunakan aplikasi pengelola data karyawan yang terpercaya, salah satunya adalah Talenta.
Talenta memiliki fitur Data Karyawan yang membantu perusahaan dalam mengelola seluruh data dan informasi karyawan lebih aman dan mudah.
