Data dan informasi adalah dua hal yang sering kita dengar dan gunakan dalam kehidupan sehari-hari. Namun, apakah kita tahu apa arti dan perbedaan dari kedua istilah tersebut? Apa pula hubungannya dengan pengolahan data? Bagaimana cara mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat? Artikel ini akan menjawab semua pertanyaan tersebut dengan lengkap dan mudah dipahami. Simak terus ya!
Apa itu Data dan Informasi?
Sebelum kita membahas tentang pengolahan data, kita perlu memahami terlebih dahulu apa itu data dan informasi. Kedua istilah ini sering digunakan secara bergantian, padahal sebenarnya memiliki makna yang berbeda.
Pengertian Data
Data adalah kumpulan fakta atau angka yang belum diolah atau diberi makna. Data bisa berupa huruf, angka, simbol, gambar, suara, atau video yang belum memiliki arti tertentu. Contoh data adalah 100, A, $, 20/10/2020, atau foto tanpa keterangan.
Pengertian Informasi
Informasi adalah hasil dari pengolahan data yang sudah diberi makna atau interpretasi. Informasi bisa berupa kalimat, tabel, grafik, laporan, atau presentasi yang memiliki arti tertentu. Contoh informasi adalah “Jumlah siswa kelas X di SMA Negeri 1 Jakarta adalah 100 orang”, “Nama saya adalah A”, “Harga emas hari ini adalah $2000 per gram”, “Hari ini adalah hari Selasa, 20 Oktober 2020”, atau foto dengan keterangan “Ini adalah foto keluarga saya”.
Apa itu Pengolahan Data?
Setelah kita mengetahui apa itu data dan informasi, kita akan membahas tentang pengolahan data. Apa sih pengolahan data itu?
Pengertian Pengolahan Data
Pengolahan data adalah proses mengubah data menjadi informasi yang bermanfaat. Proses ini melibatkan beberapa tahapan, seperti pengumpulan, penyimpanan, penyortiran, perhitungan, penyusunan laporan, dan penyimpanan informasi. Pengolahan data bisa dilakukan secara manual, mekanik, atau elektronik.
Fungsi Pengolahan Data
Pengolahan data memiliki beberapa fungsi, antara lain:
- Mengurangi data yang tidak relevan atau tidak diperlukan.
- Menyederhanakan data yang kompleks atau sulit dipahami.
- Menyajikan data dalam bentuk yang mudah dibaca dan dipahami.
- Meningkatkan kualitas dan akurasi data.
- Membantu pengambilan keputusan atau tindakan berdasarkan informasi.
Tahapan Pengolahan Data Menjadi Informasi
Secara garis besar, tahapan pengolahan data menjadi Informasi terdiri dari input, proses, dan output. Adapun tahapan pengolahan data secara terurut seperti berikut:
Rekam data atau recording.
Tahapan ini berhubungan dengan proses pengumpulan atau penghimpunan data yang biasanya merupakan proses pencatatan data ke dokumen dasar atau formulir. Penghimpunan data dapat diperoleh melalui formulir-formulir yang sudah dibuat sebelumnya, seperti formulir penerimaan siswa baru, formulir pasien rumah sakit, formulir pengajuan pembukaan rekening bank, dan lain sebagainya.
Penggandaan data atau duplicating.
Tahapan ini berhubungan dengan proses membuat salinan data yang sudah direkam untuk keperluan cadangan atau pengamanan. Penggandaan data bisa dilakukan dengan cara menyalin dokumen, mengambil foto, atau menyimpan file di media penyimpanan lain.
Pemeriksaan atau verifying.
Tahapan ini berhubungan dengan proses memeriksa kebenaran dan kelengkapan data yang sudah direkam dan digandakan. Pemeriksaan data bisa dilakukan dengan cara membandingkan data dengan sumber aslinya, mengecek kesalahan penulisan atau ketidaksesuaian format, atau melakukan validasi data dengan menggunakan software tertentu.
Pengurutan atau sorting.
Tahapan ini berhubungan dengan proses mengatur atau menyusun data sesuai dengan kriteria tertentu, seperti kode klasifikasi, nama, tanggal, dan lain sebagainya. Pengurutan data bisa dilakukan dengan cara manual atau menggunakan software tertentu.
Pencampuran atau merging. Tahapan ini berhubungan dengan proses menggabungkan dua atau lebih file data yang memiliki kriteria yang sama menjadi satu file data baru. Pencampuran data bisa dilakukan dengan cara manual atau menggunakan software tertentu.
Perhitungan atau calculating.
Tahapan ini berhubungan dengan proses menghitung atau mengkalkulasi data yang sudah diurutkan dan dicampurkan. Perhitungan data bisa meliputi operasi aritmatika, statistika, logika, dan lain sebagainya. Perhitungan data bisa dilakukan dengan cara manual atau menggunakan software tertentu.
Penyusunan laporan atau summarizing.
Tahapan ini berhubungan dengan proses membuat ringkasan atau rekapitulasi laporan sesuai dengan keinginan pemakai informasi. Penyusunan laporan bisa meliputi pembuatan tabel, grafik, diagram, narasi, dan lain sebagainya. Penyusunan laporan bisa dilakukan dengan cara manual atau menggunakan software tertentu.
Penyimpanan informasi atau storing.
Tahapan ini berhubungan dengan proses menyimpan informasi yang sudah disusun dalam bentuk laporan ke media penyimpanan tertentu untuk referensi di masa yang akan datang. Penyimpanan informasi bisa dilakukan dengan cara manual (misalnya menyimpan dokumen di lemari arsip) atau elektronik (misalnya menyimpan file di hard disk, flash disk, cloud storage, dan lain sebagainya).
Bagaimana Cara Mengolah Data Menjadi Informasi?
Setelah kita mengetahui apa itu pengolahan data dan tahapannya, kita akan membahas bagaimana cara mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat. Ada beberapa metode, teknik, dan alat yang bisa kita gunakan untuk melakukan pengolahan data menjadi informasi.
Metode Pengolahan Data
Metode pengolahan data adalah cara-cara yang digunakan untuk melakukan pengolahan data dari input hingga output. Ada tiga metode pengolahan data yang umum digunakan, yaitu:
Manual
Metode manual adalah metode pengolahan data yang dilakukan secara manual oleh manusia tanpa bantuan mesin atau alat elektronik. Metode manual biasanya digunakan untuk pengolahan data yang sederhana, sedikit, dan tidak terlalu sering. Contoh metode manual adalah menghitung jumlah siswa dengan menggunakan pensil dan kertas, membuat tabel dengan menggunakan rautan dan penggaris, atau membuat grafik dengan menggunakan pensil warna dan kertas milimeter.
Mekanik
Metode mekanik adalah metode pengolahan data yang dilakukan dengan bantuan mesin atau alat mekanik yang tidak menggunakan listrik. Metode mekanik biasanya digunakan untuk pengolahan data yang agak rumit, banyak, dan cukup sering. Contoh metode mekanik adalah menghitung jumlah uang dengan menggunakan mesin hitung uang, membuat tabel dengan menggunakan mesin tik, atau membuat grafik dengan menggunakan alat gambar.
Elektronik
Metode elektronik adalah metode pengolahan data yang dilakukan dengan bantuan mesin atau alat elektronik yang menggunakan listrik. Metode elektronik biasanya digunakan untuk pengolahan data yang sangat rumit, sangat banyak, dan sangat sering. Contoh metode elektronik adalah menghitung jumlah transaksi dengan menggunakan komputer, membuat tabel dengan menggunakan software spreadsheet, atau membuat grafik dengan menggunakan software grafis.
Teknik Pengolahan Data
Teknik pengolahan data adalah cara-cara yang digunakan untuk melakukan proses pengolahan data dalam suatu metode tertentu. Ada beberapa teknik pengolahan data yang umum digunakan, yaitu:
Penyuntingan (Editing)
Penyuntingan adalah teknik pengolahan data yang berhubungan dengan proses pemeriksaan data untuk menemukan dan memperbaiki kesalahan penulisan, ketidaksesuaian format, ketidaklengkapan data, atau ketidakkonsistenan data. Penyuntingan bisa dilakukan secara manual (misalnya membaca dan memeriksa dokumen) atau elektronik (misalnya menggunakan software penyunting).
Pengkodean (Coding)
Pengkodean adalah teknik pengolahan data yang berhubungan dengan proses memberikan kode atau simbol tertentu kepada data untuk memudahkan pengurutan, pencampuran, perhitungan, atau penyajian data. Pengkodean bisa dilakukan secara manual (misalnya menulis kode di dokumen) atau elektronik (misalnya menggunakan software pengkode).
Tabulasi (Tabulating)
Tabulasi adalah teknik pengolahan data yang berhubungan dengan proses menyusun data dalam bentuk tabel untuk memudahkan perhitungan atau penyajian data. Tabulasi bisa dilakukan secara manual (misalnya membuat tabel di kertas) atau elektronik (misalnya menggunakan software spreadsheet).
Alat Pengolahan Data
Alat pengolahan data adalah perangkat-perangkat yang digunakan untuk melakukan teknik-teknik pengolahan data dalam suatu metode tertentu. Ada beberapa alat pengolahan data yang umum digunakan, yaitu:
Komputer
Komputer adalah alat pengolahan data elektronik yang bisa melakukan berbagai macam operasi aritmatika, logika, dan simbolis dengan cepat dan akurat. Komputer terdiri dari beberapa komponen utama, yaitu:
- CPU (Central Processing Unit) adalah otak komputer yang bertugas mengendalikan seluruh proses pengolahan data.
- Memori adalah tempat penyimpanan sementara data dan instruksi yang sedang diproses oleh CPU.
- Input Device adalah alat masukan yang digunakan untuk memasukkan data ke dalam komputer, seperti keyboard, mouse, scanner, dan lain sebagainya.
- Output Device adalah alat keluaran yang digunakan untuk menampilkan hasil proses pengolahan data dari komputer, seperti monitor, printer, speaker, dan lain sebagainya.
- Storage Device adalah tempat penyimpanan permanen data dan informasi di dalam komputer, seperti hard disk, flash disk, CD-ROM, dan lain sebagainya.
Software
Software adalah kumpulan program atau instruksi yang ditulis dalam bahasa pemrograman tertentu untuk mengatur kerja komputer dalam melakukan pengolahan data. Software terdiri dari dua jenis utama, yaitu:
- System Software adalah software yang berhubungan dengan sistem operasi komputer dan perangkat kerasnya. Contoh system software adalah Windows, Linux, Mac OS, BIOS, driver, dan lain sebagainya.
- Application Software adalah software yang berhubungan dengan aplikasi tertentu yang digunakan oleh pemakai komputer. Contoh application software adalah Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Adobe Photoshop, Google Chrome, dan lain sebagainya.
Database
Database adalah kumpulan data yang tersusun secara sistematis dan terstruktur yang disimpan di dalam komputer. Database digunakan untuk menyimpan, mengelola, dan mengakses data dengan mudah dan efisien. Database terdiri dari beberapa komponen utama, yaitu:
- Data adalah kumpulan fakta atau angka yang disimpan di dalam database.
- Field adalah satuan terkecil dari data yang memiliki nama dan tipe tertentu. Contoh field adalah nama, alamat, nomor telepon, dan lain sebagainya.
- Record adalah kumpulan field yang berhubungan dengan satu objek atau subjek tertentu. Contoh record adalah data siswa, data pegawai, data barang, dan lain sebagainya.
- Table adalah kumpulan record yang memiliki struktur yang sama. Contoh table adalah tabel siswa, tabel pegawai, tabel barang, dan lain sebagainya.
- Database Management System (DBMS) adalah software yang digunakan untuk membuat, mengelola, dan mengakses database. Contoh DBMS adalah MySQL, Oracle, Microsoft Access, dan lain sebagainya.
Demikianlah artikel tentang cara mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat. Semoga artikel ini bisa membantu Anda memahami konsep dan proses pengolahan data dengan lebih baik. Jika Anda memiliki pertanyaan atau saran, silakan tulis di kolom komentar di bawah ini. Terima kasih telah membaca artikel ini sampai habis!
